Što je property management sustav? Sve što trebate znati
Sažetak bloga:
- Preko 17.500 tvrtki već je uvelo property management sustav u svoje poslovanje
- PMS omogućava najveću kontrolu nad smještajnim jedinicama na različitim lokacijama
- Nema ručnog unosa podataka, sve je na jednom mjestu
Property management sustav je alat koji vlasnicima hotela, apartmana i property management kompanijama pomaže jednostavnije, brže i efikasnije upravljati svakodnevnim zadacima i svim operativnim procesima. Bez njega pogreške su sve češće pa je postao neizostavan alat za uspješne vlasnike smještajnih objekata.
Prema nedavnim istraživanjima, preko 17.500 tvrtki već je uvelo property management sustav u svoje poslovanje da bi povećali operativnu učinkovitost i ostvarili veći profit. Ovaj alat omogućuje bolju kontrolu i pregledan prikaz ključnih informacija na jednom mjestu, štedi vrijeme, smanjuje troškove i unapređuje cjelokupno poslovanje.
U nastavku pročitajte što je točno property management sustav, koje funkcije nudi, zašto je koristan i na što obratiti pozornost pri odabiru.
Što je property management sustav?
Property management sustav (PMS) je softver za hotele, vlasnike apartmana i property management kompanije koji služi za upravljanje cjelokupnim poslovanjem i svakodnevnim poslovnim zadacima. Cilj ovog softvera je bolja i brža organizacija, provedba i kontrola operativnih procesa, povećanje prihoda i smanjenje administrativnih grešaka.
Hotelijeri, vlasnici apartmana i property management kompanije mogu koristiti property management sustav za svakodnevne zadatke kao što su upravljanje rezervacijama i dostupnošću smještajnih jedinica, za prijavu i odjavu gostiju, upravljanje i organiziranje cijelog procesa održavanja i čišćenja.
Osim toga, PMS služi i kao alat za upravljanje cijenama i prodajom i daje izvrstan uvid u analitiku cjelokupnog poslovanja. Glavna mu je prednost što daje najveću moguću razinu kontrole i nadzora nad svim smještajnim jedinicama, čak i kada se nalaze na različitim lokacijama.
PMS može poslužiti odjelima kao što su recepcija, prodaja, održavanje, čišćenje, wellness, odjelu rezervacija, administraciji, računovodstvu, upravi i menadžmentu. Sve je uvijek na jednom mjestu i dostupno je i s računala i mobilnih telefona.
Moderni property management sustavi danas su cloud rješenja. Za pristupanje je dovoljno imati računalo ili pametni telefon uz internetsku vezu.
Glavne funkcije property management sustava
Property management sustav (PMS) nudi niz funkcionalnosti koje na jednom mjestu objedinjuju sva područja poslovanja. Kroz sljedećih 10 funkcija saznat ćete kako PMS može pojednostaviti organizaciju i povećati učinkovitost.
Cjeloviti pregled najvažnijih informacija
Početni dashboard property management sustava služi kao centralno mjesto s pregledom najvažnijih podataka za hotele, apartmane i property management kompanije.
Omogućuje uvid u trenutnu popunjenost, dolaske, odlaske, račune, ponude i ostale najvažnije informacije. Već na ovoj početnoj stranici moguće je brzo, lako i jednostavno prijaviti i odjaviti goste.
Upravljanje rezervacijama i dostupnošću kroz centralni kalendar
Ova funkcionalnost u kombinaciji s channel managerom omogućuje prikaz svih rezervacija i dostupnost smještajnih jedinica u jednostavnom, preglednom sučelju - centralnom kalendaru.
Bez obzira koristite li PMS za upravljanje hotelom, nekoliko apartmana ili cijeli portfelj kroz property management kompaniju, centralni kalendar daje jasan uvid u aktualno stanje svih rezervacija kojima brzo i lako možete upravljati s jednog mjesta.
Upravljanje cijenama i kanalima prodaje kroz channel manager
Channel manager usklađuje cijene i raspoloživost na svim prodajnim platformama (npr. Booking.com, Airbnb) iz jednog sustava. Tako hoteli, apartmani i property management kompanije mogu brzo reagirati na promjene, prilagoditi cijene te izbjeći preklapanja rezervacija.
Brzo i lako otvorite ili zatvorite željene termine, a dostupnost će se automatski ažurirati na svim spojenim kanalima.
Planiranje i organizacija radnih zadataka odjela održavanja i housekeepinga
Odjelima održavanja i houskeepinga daje se jasan raspored zadataka u stvarnom vremenu, uključujući čišćenje, popravke i pripremu smještajnih jedinica.
Tako hotelsko i apartmansko osoblje, kao i timovi unutar property management kompanija mogu bolje koordinirati rad i održavati smještaj uvijek spremnim za goste.
Upravljanje prihodima
Kroz analizu popunjenosti i cijena, PMS pomaže u definiranju strategija za povećanje prihoda. Neovisno o tome upravljate li jednim objektom ili s više njih, ova funkcionalnost omogućava bolji uvid u trendove i omogućuje optimizaciju profita.
Property management sustav može se integrirati s vanjskim alatima za revenue management, a često PMS pruža i bazne analize prihoda bez potrebe za integracijom dodatnih vanjskih alata.
Upravljanje naplatom
Integrirana rješenja za naplatu olakšavaju izdavanje računa, praćenje uplata i vođenje financijske evidencije. Tako se ubrzava proces odjave gostiju, pojednostavljuje administracija i sprječavaju pogreške u računovodstvu za hotele, apartmane i property management kompanije.
Brzo i lako izdajte i naplatite fiskalizirani račun direktno iz PMS-a bez potrebe za korištenjem drugih rješenja za naplatu čime se smanje i administracija, ali i mogućnost pogreške.
Booking engine za direktne rezervacije
Booking engine možete implementirati na vlastitu web stranicu jer omogućuje direktne rezervacije bez posrednika, što smanjuje troškove provizije.
Uz booking engine moguće je postaviti i različite promocije i pakete, što povećava prodaju i generira veći profit.
Upravljanje komunikacijom s gostima
Slanje automatiziranih poruka, e-mailova i podsjetnika gostima jednostavnije je kada se sve odvija unutar jednog sustava. Iz PMS-a možete poslati potvrde rezervacija, upute za prijavu i personalizirane ponude.
Nema potrebe za korištenje više alata jer sve ostaje unutar jednog - property management sustava.
Detaljne analize i planiranje
PMS će vlasnicima hotela, apartmana i property management agencija dati uvid u izvještaje o najvažnijim pokazateljima kao npr. prosječna cijena noćenja, popunjenost, prosječno trajanje boravka i mnoštvo financijskih rezultata.
Ovi izvještaji mogu olakšati donošenje odluka koje se temelje na stvarnim podacima u PMS-u, bez potrebe za ručnim unosom.
Integracije s vanjskim sustavima
PMS se često povezuje s dodatnim rješenjima poput sustava za naplatu karticama, marketinških platformi ili sustava za pametno otključavanje ili zaključavanje soba.
Te integracije omogućuju objedinjeno vođenje poslovanja, ubrzavaju svakodnevne procese i poboljšavaju iskustvo gostiju.
Primjena ovih funkcionalnosti značajno olakšava svakodnevne zadatke i optimizira procese. Time hoteli, apartmani i property management kompanije podižu kvalitetu usluge, a istovremeno povećavaju prihode i zadovoljstvo korisnika uz samo jedan alat.
Glavne prednosti property management sustava
U nastavku pročitajte pet ključnih prednosti koje će vam pokazati zašto je ovakav sustav strateška investicija za dugoročan rast i uspjeh.
Ušteda vremena i resursa
Kada hotel, apartman ili property management kompanija uvede kvalitetan property management sustav, većinu dosad ručnih i vremenski zahtjevnih zadataka rješava automatizirano.
To uključuje sve od praćenja rezervacija do izdavanja računa i evidentiranja troškova. Tako osoblje može više vremena posvetiti gostima, što često rezultira većom efikasnošću i boljom kvalitetom poslovanja.
Smanjenje troškova i rizika od administrativnih pogrešaka
Ručni unos podataka često povećava šansu za pogrešku, posebno kada se radi o većem broju objekata i gostiju. Property management sustavi smanjuju te rizike automatizacijom najvažnijih procesa i integracijama s ostalim softverima.
Rezultat su manji operativni troškovi, bolja preciznost i sigurnost podataka, što je jako važno za hotele, apartmane i property management kompanije koje žele izbjeći dodatne financijske rizike.
Pristup točnim podacima za bolje donošenje odluka
Uz property management sustav, sve najvažnije informacije prikupljaju se u realnom vremenu i prikazuju kroz pregledna izvješća i analitiku.
Ovo menadžerima hotela, vlasnicima apartmana i property management kompanijama pruža temelje za strateško planiranje, bilo da se radi o postavljanju cijena, optimizaciji kapaciteta ili marketinškim aktivnostima.
Fleksibilnost i prilagodljivost za različite veličine i tipove objekata
Bez obzira upravljate li manjim obiteljskim apartmanom, većim hotelom ili portfeljem objekata u sklopu property management kompanije, dobar property management sustav prilagođava se vašim potrebama.
To znači da možete postupno dodavati nove značajke i integracije ili jednostavno povećavati kapacitete sustava kako vaše poslovanje raste. Ova fleksibilnost smanjuje troškove nabave i održavanja različitih softverskih rješenja i omogućuje dugoročni razvoj uz minimalne komplikacije.
Open API
Open API omogućuje jednostavno povezivanje s drugim platformama i alatima, poput channel managera, sustava za online naplatu ili marketinških aplikacija. Za hotele, apartmane i property management kompanije to znači manje ručnog rada pri sinkronizaciji podataka te veća učinkovitost u svim segmentima poslovanja.
Zahvaljujući otvorenom API-ju, sustav se može prilagoditi individualnim poslovnim procesima, a buduća proširenja i nadogradnje mogu se provesti brzo i bez većih poteškoća.
Kroz ovih pet ključnih prednosti, property management sustav pruža čvrstu osnovu za uspješno i stabilno poslovanje.
O čemu voditi računa kod odabira property management sustava
Odabir odgovarajućeg property management sustava jedna je od najvažnijih odluka za uspješno i učinkovito vođenje hotela, apartmana ili objekata pod upravljanjem property management kompanije.
Prije samog odabira, razmislite što je za vas najbitnije. U nastavku izdvajamo najvažnije stavke na koje treba obratiti pozornost kako biste pronašli optimalno rješenje za svoje poslovanje.
Dostupne funkcionalnosti i prilagodljivost
Prilikom odabira property management sustava, važno je da on obuhvaća sve najvažnije funkcije potrebne za upravljanje rezervacijama, cijenama i gostima. Sustav bi trebao biti prilagodljiv različitim smještajnim jedinicama – od manjih apartmana do većih hotela.
Fleksibilnost je presudna upravo kada trebate povećati ili smanjiti opseg funkcionalnosti, na primjer, ako se vaše poslovanje poveća ili smanji.
Integracije s vanjskim sustavima i mogućnost open API-ja
Dobar PMS trebao bi se povezati s ključnim platformama poput online kanala prodaje, sustava za naplatu, marketinških alata i softvera za pametno otključavanje soba.
Open API omogućuje prilagodbu postojećim procesima i brzu integraciju sa specifičnim aplikacijama ili dodatnim uslugama koje su važan dio vašeg poslovanja.
Sigurnost i usklađenost s regulativama
Kada upravljate osobnim podacima gostiju, ključno je da PMS pruža visoku razinu sigurnosti i da je usklađen s propisima poput GDPR-a. Sustav treba imati redovita ažuriranja, enkripciju osjetljivih podataka i jasne procedure sigurnosnog kopiranja.
U slučaju eventualnih problema, bitno je da postoji dobro definiran plan oporavka podataka kako biste minimizirali rizik prekida poslovanja.
Lakoća korištenja i kvaliteta korisničke podrške
Intuitivno sučelje smanjuje vrijeme potrebno za obuku osoblja i olakšava svakodnevni rad, osobito kada se radi o većem broju korisnika.
Uz to, brza i dostupna korisnička podrška nužna je kako bi se problemi rješavali u najkraćem mogućem roku.
Troškovi i modeli naplate
Prije konačne odluke, usporedite razne cjenovne modele i razmotrite kako se oni uklapaju u vaše poslovne planove i projekcije rasta.
Neki sustavi naplaćuju mjesečnu pretplatu, dok drugi nude licencne naknade ili proviziju po rezervaciji. Važno je istražiti i dodatne troškove za nadogradnje, edukaciju osoblja ili integracije s vanjskim platformama.
Kvalitetan PMS trebao bi osigurati efikasnu organizaciju rada, smanjiti rizik od pogrešaka te olakšati prilagodbu promjenama na tržištu. Pažljivo definirajte što vam je najvažnije, istražite moguća rješenja i uložite u ono koje će dugoročno unaprijediti vaše poslovanje, ne u ono najjeftinije na tržištu.
Property management sustav važan je digitalni pomagač za organizaciju i automatizaciju svakodnevnih zadataka, bez obzira na to radi li se o manjem obiteljskom apartmanu ili velikom hotelu.
Uvođenje ovog softvera olakšava upravljanje rezervacijama, cijenama i operativnim procesima, što dovodi do uštede vremena, smanjenja pogrešaka i povećanja prihoda.
Iako postoji više različitih rješenja na tržištu, pri odabiru je važno voditi računa o potrebnim funkcionalnostima, skalabilnosti i kvaliteti korisničke podrške. PMS je pouzdan alat koji kontinuirano prati razvoj vašeg poslovanja i omogućava jasnu kontrolu nad najvažnijim aspektima svakodnevnog rada.
Daniel Herman je entuzijast za growth marketing s 10 godina marketinškog iskustva koji voli razmišljati strateški i gledati širu sliku. Piše o svemu što ima veze s razvojem marketinških aktivnosti i KPI-eva, brendiranjem i dugoročnim pristupom uspjehu, uvijek s ciljem da podijeli korisne ideje i potakne na akciju.
