Račun za najemodajalce: kaj mora vsebovati in kako ga izdati
Konec sezone. Vsi gostje so odšli, nastanitev pripravljena za naslednje leto. ne težava naenkrat. Z uvedbo Fiskalizacije 2.0 od 1. januarja 2026 imajo nekateri najemodajalci nove tehnične obveznosti, ki jih prej ni bilo. Ta vodič pojasnjuje, kaj točno sodi na račun, kako deluje predračun in zakaj je to pomembno, kdo mora fiskaPregledujete evidenco. Nekje manjka račun za plačilo, prejeto v gotovini. Enemu gostu je bil potreben račun z DDV za podjetje, a je prejel standardnega. Drugemu ni bilo izdano nič, ker "nič ni bilo pri roki".
Vsak najemodajalec se kdaj sreča s takšnimi situacijami. Težava je v tem, da Finančna uprava RS ne razlikuje med "nisem vedel" in "me ni skrbelo".
Fakturiranje ni zahteven del dela, a ga je zlahka zanemariti, dokler vse teče gladko, nato pa postalizirati in kako je mogoče celoten postopek digitalizirati.
Kdo mora izdajati račune za oddajo nastanitev?
Obveznost izdajanja računov velja za vse najemodajalce, ki naplaćujejo nastanitev, ne glede na velikost nastanitve ali število gostov. V skladu z Zakonom o dohodnini in Zakonom o DDV mora biti vsaka zaračunana storitev nastanitve dokumentirana z računom.
V praksi obstajata dve glavni kategoriji najemodajalcev z različnimi obveznostmi:
- Zasebni najemodajalec s pavšalno dohodnino ki plačuje dohodnino od premoženja na podlagi odločbe davčnega organa. Ni zavezanec za DDV, ni zavezanec za fiskalizacijo po Zakonu o fiskalizaciji (NN 89/2025). Izdaja standardni račun brez DDV, brez obveznosti fiskalizacije.
- Najemodajalec s.p. ali pravna oseba ki opravlja registrirano gostinsko ali turistično dejavnost. Zavezanec za fiskalizacijo po novem Zakonu o fiskalizaciji.
Če ni jasno, katera kategorija velja, preverite, ali vsako leto prejmete odločbo davčnega organa o pavšalni dohodnini od oddajanja, ali je dejavnost registrirana kot s.p.
Če naplaćujete nastanitev, morate izdati račun. Razlika je le v tem, kaj mora vsebovati.
Kaj mora vsebovati račun za oddajo nastanitve?
Zahtevane sestavine se razlikujejo glede na davčni status najemodajalca.
Zasebni najemodajalec s pavšalno dohodnino
V skladu s Pravilnikom o dohodnini mora račun zasebnega najemodajalca s pavšalno dohodnino vsebovati:
1. Naziv, naslov in OIB (davčna številka) najemodajalca
2. Datum izdaje
3. Številka računa v neprekinjenem zaporedju (npr. 1/2026, 2/2026)
4. Naziv, naslov in za račune B2B OIB prejemnika (obvezno za račune podjetjem)
5. Opis storitve: vrsta nastanitve, naslov nepremičnine, datumi bivanja, število nočitev
6. Cena na enoto in skupni znesek
7. Opomba o oprostitvi DDV v skladu s čl. 90 Zakona o DDV
8. Način plačila (gotovina, kartica, bančno nakazilo, virtualna kartica OTA platforme itd.)
Zasebni najemodajalci s pavšalno dohodnino niso zavezanci za fiskalizacijo po Zakonu o fiskalizaciji (NN 89/2025). Na njihovih računih ni JIR, ZKI ali QR kode.
Najemodajalec s.p. ali zavezanec za DDV
Poleg zgoraj navedenih sestavin mora fiskalni račun najemodajalca s.p. od 1. 1. 2026 vsebovati tudi:
9. JIR (edinstveni identifikator računa) ki ga generira Davčna uprava v realnem času
10. ZKI (zaščitna koda izdajatelja) ki jo generira certificirana programska oprema za fiskalizacijo
11. QR koda za preverjanje računa prek aplikacije Davčne uprave
12. Oznaka operaterja (OIB osebe, ki je fizično izdala račun, če ni lastnik oz. lastnica)
Za najemodajalce zavezance za DDV mora račun vsebovati tudi identifikacijsko številko za DDV in znesek DDV po stopnjah.
Ista vsebina, drugačna tehnična oblika. Zasebni najemodajalec s pavšalom piše račun v programu ali Wordu. Najemodajalec s.p. ga mora od leta 2026 fiskalizirati prek certificirane programske opreme.
Predračun in končni račun: kako to deluje?
Predračun se izda, ko gost plača del ali celoten znesek rezervacije vnaprej, pred bivanjem. To je pogosta situacija pri oddajanju: gost plača depozit ali celoten znesek ob rezervaciji, a prispe tednov ali mesecev pozneje.
Pravilo je jasno: ko se denar zaraćuna, je treba izdati račun. Ni dopustno čakati do odjave in šele takrat izdati račun za znesek, zaračunan prej.
Postopek poteka takole:
1. Ob plačilu predračuna se izda predračun na zaračunani znesek
2. Na dan odjave ali po zaključku bivanja, ko je storitev v celoti opravljena, se izda končni račun na skupni znesek storitve
3. Predračun se pri tem stornira (izda se dobropis), podatki pa se pošljejo Davčni upravi
4. Gostu se dostavi končni račun, ki jasno prikazuje skupni znesek, že zaračunani predračun in morebitni preostali znesek
Storniranje je pomemben korak, ki ga pogosto prezrejo. Če predračun ni storniran, so v evidenci Davčne uprave isti prihodek prikazani dvakrat: enkrat kot predračun in enkrat kot končni račun. To je napaka, ki lahko povzroći težave pri davčnem nadzoru.
Za najemodajalce s.p., ki so od leta 2026 zavezanci za fiskalizacijo, morata tako predračun kot dobropis potekati prek certificirane programske opreme v realnem času.
Predračun, ki ni dokumentiran z računom, ni nič manj predračun v očeh Davčne uprave. Je zgolj neevidentirani prihodek.
Kakšna je razlika med računom z DDV in standardnim računom?
Račun z DDV (R1) je račun z ločeno prikazanim DDV, ki ga prejemnik lahko upošteva kot vstopni DDV. Izdajajo ga izključno zavezanci za DDV, vpisani v register. Standardni račun (R2) ne vsebuje DDV in je namenjen fizičnim osebam ali subjektom, ki ne potrebujejo ali ne morejo uveljavljati odbitka DDV.
V praksi za najemodajalce:
- Zasebni gost, ki plačuje za lastno bivanje, zahteva standardni račun (R2 ali navadni)
- Gost na službenem potovanju ali udeleženec konference zahteva račun z DDV na ime podjetja
- Agencija ali podjetje, ki plačuje bivanje za skupino, zahteva račun z DDV z OIB podjetja
Zasebni najemodajalci s pavšalom in najemodajalci s.p., ki niso vpisani v register zavezancev za DDV, ne morejo izdati računa z DDV. V tem primeru gostu ali podjetju pojasnite, da niste zavezanec za DDV, in izdajte standardni račun z opombo o oprostitvi v skladu s čl. 90 Zakona o DDV. Račun je zakonsko veljaven, a podjetje na njegovi podlagi ne more uveljavljati povračila vstopnega DDV.
Najemodajalec s pavšalom ne more izdati računa z DDV. Lahko pa izda zakonsko veljaven račun. To je razlika, ki jo je vredno znati pojasniti gostu.
Kaj je prinesla Fiskalizacija 2.0 od 1. januarja 2026?
Fiskalizacija 2.0 je skupek sprememb, uvedenih z novim Zakonom o fiskalizaciji (NN 89/2025), ki so začele veljati 1. januarja 2026. Zajemata dve ločeni stvari: razširitev Fiskalizacije 1.0 na vse načine plačila pri potrošniških transakcijah in uvedbo e-računov za B2B transakcije.
Zasebni najemodajalci s pavšalno dohodnino
Za zasebne najemodajalce, ki plačujejo pavšalno dohodnino od premoženja, se ni nič spremenilo. V skladu z Zakonom o fiskalizaciji (NN 89/2025) in potrditvijo na portalu Davčne uprave zasebni najemodajalci s pavšalom niso zavezanci za fiskalizacijo potrošniških transakcij in nimajo obveznosti izdajanja ter prejemanja e-računov. Računi se izdajajo enako kot doslej.
Najemodajalci s.p.
Za najemodajalce s.p. z registrirano dejavnostjo oddajanja veljajo naslednje spremembe:
- Od 1. 1. 2026 (razširitev Fiskalizacije 1.0) je obvezna fiskalizacija vseh računov, izdanih končnim potrošnikom (fizičnim osebam, gostom), ne glede na način plačila. To vključuje gotovino, kartico in bančno nakazilo. Velja tudi za predračune in dobropise.
- Od 1. 1. 2026 (Fiskalizacija 2.0) morajo najemodajalci s.p. biti zmožni prejemati e-račune od poslovnih partnerjev (dobavitelji, agencije, storitve). Najemodajalci s.p., ki niso vpisani v register zavezancev za DDV, lahko e-račune le prejemajo, ne pa tudi pošiljajo. Za prejemanje je na voljo brezplačna aplikacija MIKROeRACUN Davčne uprave ali kateri koli pooblaščeni informacijski posrednik.
- Od 1. 1. 2027 velja polna obveza e-računov za subjekte, ki niso vpisani v register zavezancev za DDV, vključno z obveznostjo pošiljanja in fiskalizacije e-računov poslovnim subjektom.
Opomba: računi, izdani gostom (fizičnim osebam), niso del Fiskalizacije 2.0. Fiskalizirajo se naprej po pravilih, ki so veljala pred letom 2026. Od 1. 1. 2027 bodo morali vsi najemodajalci s.p., vključno s tistimi zunaj sistema DDV, pošiljati in fiskalizirati e-račune poslovnim subjektom.
Najemodajalci zavezanci za DDV
Zavezanci za DDV morajo od 1. 1. 2026 fiskalizirati vse potrošniške račune (B2C) in hkrati izdajati ter prejemati e-račune pri vseh domačih poslovnih transakcijah (B2B, B2G).
Ključna razlika: zasebni najemodajalec s pavšalom ni zajet v Fiskalizacijo 2.0. Najemodajalec s.p. je, toda obveznost pošiljanja B2B e-računov se ne začne pred letom 2027.
Najpogostejše napake najemodajalcev pri fakturiranju
- Račun brez opisa storitve. "Nastanitev 500 EUR" ni zadosten opis. Pravilno je: "Nastanitev, apartma XY, naslov, 5 nočitev, 20.–25. 7. 2026, 100 EUR/nočitev".
- Brez OIB ali naziva prejemnika za B2B. Za podjetja je OIB prejemnika obvezen. Brez njega podjetje računa ne more uporabiti v svoji evidenci.
- Predračun brez računa in brez dobropisa. Najpogostejša napaka v praksi: predračun je bil zaračunan, a račun ni bil izdan. Ali pa je bil izdan, a ni bil storniran ob izdaji končnega računa.
- Nezaporedna številčenja računov. Številke računov morajo biti zaporedne in edinstvene. Podvojene ali preskočene številke so klasična ugotovitev davčnega nadzora.
- Brez opombe o oprostitvi DDV. Zasebni najemodajalci s pavšalom, ki niso zavezanci za DDV, morajo navesti, da storitev ni predmet obdavčitve v skladu s čl. 90 Zakona o DDV.
- Najemodajalec s.p., ki od leta 2026 ne fiskalizira računov z bančnim nakazilom. Ta nova obveznost velja od 1. 1. 2026 za vse račune, izdane fizičnim osebam, vključno z negotovinskim plačilom.
Najpogostejša napaka ni goljufija. Je malomarnost. Davčni inšpektorji med njima ne razlikujejo.
Kako Rentlio One podpira fakturiranje in fiskalizacijo?
Rentlio One ni samostalno orodje za fakturiranje. Je platforma, v kateri so rezervacije, gostje in finančna evidenca na enem mestu. To je razlika, ki jo opazite pri prvem računu.
Brez dvojnega vnosa podatkov
Podatki o gostu, datumih bivanja in znesku so že v sistemu iz rezervacije. Račun se izda neposredno iz teh podatkov, brez ponovnega vnašanja. Za najemodajalce, ki so doslej ročno kopirali podatke iz Booking.com v predlogo v Wordu, je to ena prvih stvari, ki jo opazijo.
Predračun in dobropis sta del iste rezervacije
V Rentlio One sta predračun in končni račun del iste rezervacije. Ko se izda končni račun, se dobropis za predračun obdela znotraj platforme samodejno, podatki pa se pošljejo Davčni upravi. Ni ročnega sledenja, kateri predračun je bil storniran in kateri ne.
Fiskalizacija 2.0 prek moj-eRačun
Za najemodajalce, ki izdajajo račune podjetjem (B2B, B2G), je Rentlio One integriran z moj-eRačun, certificiranim informacijskim posrednikom za izmenjavo in fiskalizacijo e-računov. Nastavitev vključuje tri korake:
1. Prijava na storitev na shop.moj-eracun.hr (ali izbira alternativnega posrednika z izvozom v formatu UBL 2.1)
2. Uvrstitev storitev s šiframi KPD znotraj Rentlija (navodila za Rentlio One)
3. Dodelitev pooblastila informacijskemu posredniku v FiskAplikaciji Davčne uprave
Računi, izdani gostom (fizičnim osebam), niso del tega toka in se naprej fiskalizirajo po obstoječih pravilih.
Vsa evidenca na enem mestu
Vsi izdani računi, vključno s predračuni, dobropisi in končnimi računi, so na voljo v nadzorni plošči po datumu, gostu in nepremičnini. Ob koncu sezone ali med davčnim nadzorom je vsa finančna evidenca na enem mestu.
Kako digitalizirati fakturiranje in prenehati izgubljati čas?
Ročno fakturiranje v Wordu ali Excelu deluje z enim gostom na teden. S tremi nastanitvami, dvajsetimi gosti na sezono in predračuni, ki jih je treba slediti, postane resno breme in vir napak. Za najemodajalce s.p., ki so od leta 2026 zavezanci za fiskalizacijo, Word in Excel od leta 2026 za račune, izdane fizičnim osebam, nista zakonsko dopustna možnost.
Rentlio One omogoča fakturiranje znotraj iste platforme, ki se uporablja za upravljanje rezervacij. Podatki o gostu, datumih in zneskih so že v sistemu iz rezervacije, račun pa se izda neposredno iz teh podatkov brez dvojnega vnosa. Vsi izdani dokumenti so na voljo v nadzorni plošči po datumu, gostu in nepremičnini.
Digitaliziran račun ni le prihranek časa. Hkrati odpravite možnost napake in tveganje ugotovitev pri davčnem nadzoru.
Uredite fakturiranje pred sezono, ne med njo
Več kot 1.700 nastanitev v regiji že uporablja Rentlio. Najemodajalci, ki so prešli z ročnega fakturiranja, dosledno navajajo enake tri stvari: manj stresa, manj napak in jasnejšo finančno sliko ob koncu sezone.
Fakturiranje, Channel Manager, Booking Engine in prijava gostov v eVisitor, vse v eni aplikaciji.
Sezona 2026 se bliža. Dogovorite se za brezplačen posvet in preverite, kako Rentlio One deluje za vaše nastanitve.
H2: Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Ali moram izdati račun za predračun takoj ob zaračunavanju?
Da. Račun se izda ob zaračunavanju, ne glede na to, ali gre za predračun ali celotni znesek. Ni dopustno čakati do odjave. Ko je storitev v celoti opravljena, se izda končni račun, predračun pa se stornira. Dobropis mora biti v evidenci enako kot izvirni račun.
Ali sem kot zasebni najemodajalec s pavšalom zavezanec za Fiskalizacijo 2.0?
Ne. Zasebni najemodajalci, ki plačujejo pavšalno dohodnino od premoženja, niso zavezanci za fiskalizacijo po Zakonu o fiskalizaciji (NN 89/2025). To potrjuje uradni portal Davčne uprave. Računi se izdajajo enako kot doslej, brez JIR, ZKI ali QR kode.
Ali moram kot najemodajalec s.p. fiskalizirati bančna nakazila od leta 2026?
Da. Od 1. januarja 2026 morajo vsi najemodajalci s.p. fiskalizirati vse račune, izdane končnim potrošnikom, ne glede na način plačila, vključno z bančnimi nakazili. To velja tudi za predračune in dobropise. Potrebna je certificirana programska oprema in digitalno potrdilo FINA.
Kaj, če gost zahteva račun z DDV, a sem najemodajalec s pavšalom?
Najemodajalci s pavšalom, ki niso zavezanci za DDV, ne morejo izdati računa z DDV. Izdajte standardni račun z opombo: "Oproščeno DDV v skladu s čl. 90 Zakona o DDV." Račun je zakonsko veljaven, a podjetje na njegovi podlagi ne more uveljavljati povračila vstopnega DDV.
Ali lahko za izdajanje računov uporabljam Word ali Excel?
Zasebni najemodajalci s pavšalom lahko uporabljajo Word, Excel ali katero koli drugo orodje. Najemodajalci s.p. od 1. 1. 2026 ne morejo uporabljati Worda ali Excela za račune, izdane fizičnim osebam, saj ti orodji ne podpirata fiskalizacije. Potrebna je certificirana programska oprema.
Ali moram izdati račun, če Booking.com zaračuna gosta namesto mene?
To je odvisno od modela zaračunavanja. Če gost plača neposredno pri vas, morate izdati račun. Če Booking.com zaračuna gosta v vašem imenu prek virtualne kartice, prevzame obveznost fakturiranja gosta Booking.com. Kljub temu morate voditi ustrezno evidenco zaračunanih zneskov.
Kako dolgo je treba hraniti evidenco računov?
V skladu z davčnimi predpisi je treba račune hraniti najmanj 11 let. Rentlio One hrani vse izdane račune v nadzorni plošči z možnostjo iskanja in prenosa po datumu, gostu in nepremičnini.
Daniel Herman je navdušenec nad growth marketingom z 10 leti marketinških izkušenj, ki rad razmišlja strateško in vidi širšo sliko. Piše o vsem, kar je povezano z razvojem marketinških aktivnosti in KPI-jev, blagovno znamko ter dolgoročnim pristopom k uspehu – vedno z namenom deliti uporabne ideje in spodbuditi k dejanjem.
